L'essentiel Le droit en tableau Les étapes Les points de vigilance

L'employeur doit convoquer le salarié à un entretien préalable dans les deux mois suivant sa découverte de la faute. Au terme de cet entretien, l'employeur doit notifier une proposition de rétrogradation ou de mutation disciplinaire dans un délai compris entre deux jours ouvrables et un mois à compter de la date de l'entretien préalable. Celle-ci doit mentionner les éléments du contrat de travail qui sont modifiés.

La procédure est présentée dans un tableau et un schéma.

Un entretien préalable est-il nécessaire ?

Oui, car la mutation a une incidence sur la présence dans l'entreprise et la rétrogradation a une incidence sur la fonction et la rémunération du salarié.

Remarque
Lorsqu'une sanction a une incidence, immédiate ou non, sur la présence dans l'entreprise, la fonction, la carrière ou la rémunération du salarié, l'employeur doit le convoquer à un entretien préalable .

Quel est le délai pour convoquer le salarié à l'entretien préalable ?

L'employeur qui souhaite sanctionner une faute doit engager la procédure disciplinaire en convoquant le salarié à un entretien préalable dans un délai de deux mois à compter du jour où il a eu une connaissance précise et complète de la faute. Au-delà de ce délai, la faute ne peut plus donner lieu à une sanction .

Le délai se calcule de quantième en quantième Désignation du jour du mois par son chiffre, par exemple, le 16 août et expire le dernier jour à minuit. Si le dernier jour du délai est un samedi, un dimanche, un jour férié ou chômé, le terme du délai est prolongé jusqu'au premier jour ouvrable suivant .

Pour plus de précisions sur le mode de calcul voir , et le tableau.

Exemple
Un comportement fautif est connu de l'employeur le lundi 21 mars 2022, la convocation à l'entretien préalable (remise en main propre ou envoi en LRAR) peut être effectuée jusqu'au lundi 23 mai 2022 à minuit, le 21 mai 2022 étant un samedi.

Comment le salarié doit-il être convoqué à l'entretien préalable ?

La lettre de convocation à l'entretien préalable doit indiquer :

  • l'objet de l'entretien, la date, l'heure et le lieu de cet entretien
  • la possibilité pour le salarié de se faire assister par une personne de son choix appartenant au personnel de l'entreprise
  • la lettre de convocation à l'entretien préalable est soit remise en main propre contre récépissé, soit envoyée par lettre recommandée .
Astuce
Il est conseillé de préciser dans la lettre de convocation qu'il s'agit d'un entretien préalable à une sanction pouvant aller jusqu'au licenciement car il est possible que le salarié refuse la rétrogradation ou la mutation disciplinaire et que l'employeur décide alors de le licencier. En cas de contentieux, il sera plus facile de justifier que les faits fautifs justifiaient un licenciement depuis le départ.  

Quel est le délai entre la convocation et l'entretien préalable ?

La loi ne précise pas le délai entre la convocation et l'entretien préalable. Il doit être suffisant pour permettre au salarié de préparer sa défense et recourir à l'assistance d'une personne de l'entreprise . Un délai de quatre jours est insuffisant . L'employeur peut s'inspirer des règles de procédure en matière de licenciement et laisser un délai de cinq jours ouvrables au salarié pour se préparer . Pour un blâme, un délai de sept jours a été jugé suffisant .

Le point de départ de ce délai se situe au jour de la présentation de lettre recommandée de convocation Jour où le facteur s'est présenté au domicile du salarié et non le jour où le salarié a récupéré son courrier au bureau de Poste. à l'entretien préalable ou de la remise de la lettre de convocation à l'entretien préalable en main propre.

Pour plus de précisions sur le mode de calcul voir et le tableau.

Exemple
Si la lettre de convocation à l'entretien, envoyée par recommandé a été présentée le 4 août au domicile du salarié pour un entretien prévu le 11 août, le délai est suffisant. Peu importe que le salarié ne soit allé retirer le courrier au bureau de poste que le 13 août .

Comment se déroule l'entretien préalable ?

Au cours de l'entretien préalable, l'employeur doit indiquer le motif de la sanction envisagée et recueille les explications du salarié. Le salarié peut se faire assister par une personne de son choix, élue ou désignée, appartenant au personnel de l'entreprise . Il peut intervenir, demander des explications à l'employeur, compléter celles du salarié et présenter ses observations (Circ. DRT du 5 septembre 1991).

Quand et comment doit être notifiée la rétrogradation ou la mutation disciplinaire ?

La notification de la proposition de rétrogradation ou de mutation disciplinaire ne peut intervenir moins de deux jours ouvrables Tous les jours de la semaine sauf les dimanches et jours fériés , ni plus d'un mois après le jour fixé pour l'entretien préalable . La lettre doit être remise au salarié en main propre contre récépissé ou par lettre recommandée .

Le délai se calcule de quantième en quantième Désignation du jour du mois par son chiffre, par exemple, le 16 août et expire le dernier jour à minuit. Si le dernier jour du délai est un samedi, un dimanche, un jour férié ou chômé, le terme du délai est prolongé jusqu'au premier jour ouvrable suivant .

Exemple
Si l'entretien préalable a lieu le mardi, la lettre ne peut pas être envoyée avant le vendredi. Le délai maximum expire à minuit, un mois après l'entretien préalable (voir tableau).

Que doit contenir la notification de la proposition de la sanction ?

La proposition doit être écrite et motivée . Elle doit reprendre l'ensemble des éléments du contrat de travail qui vont être modifiés (poste, classement, missions, salaire, lieu de travail, responsabilités, hiérarchie, etc.). Il convient également de préciser le délai laissé au salarié pour se prononcer. Ce délai doit être raisonnable (voir ).

Il est possible soit :

  • d'adresser un courrier composé de deux documents :
    • la notification de la proposition de rétrogradation ou de mutation
    • l'avenant au contrat de travail qui reprend l'ensemble des éléments modifiés par la rétrogradation ou la mutation
  • ou d'adresser sur le même document la proposition de rétrogradation ou de mutation et l'avenant au contrat de travail qui reprend l'ensemble des éléments modifiés par la mutation ou la rétrogradation.
Attention
Dans la lettre de notification, l'employeur doit clairement faire apparaître qu'il s'agit d'une proposition d'une mesure de rétrogradation qui nécessite l'accord du salarié. Si cette mention est omise, le salarié pourrait prendre acte de la rupture de son contrat de travail ou en demander la résiliation judiciaire aux torts de l'employeur. Il pourra également réclamer son statut antérieur.
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Les délais de procédure de la rétrogradation et de la mutation

Étape de la procédure

Délais

Mode de calcul

Entre la faute et la convocation au premier entretien préalable

Maximum deux mois à compter du jour où l'employeur a eu connaissance de la faute

De quantième en quantième Désignation du jour du mois par son chiffre, par exemple, le 16 août

Expire le dernier jour à minuit

Si le dernier jour est un dimanche ou un jour férié ou chômé, le terme est prolongé jusqu'au premier jour ouvrable suivant

Entre la convocation et le premier entretien préalable

Délai non précisé dans la loi

Minimum cinq jours après la présentation de la lettre de convocation comme en matière de licenciement

Non précisé dans la loi

Possible d'appliquer le même mode de calcul qu'en matière de licenciement pour motif personnel : décompte en jours ouvrables qui ne peut expirer un samedi, un dimanche, un jour férié ou chômé

Entre le premier entretien préalable et la notification de la proposition de rétrogradation ou de mutation disciplinaire

Minimum deux jours ouvrables à compter de l'entretien préalable

Maximum un mois après l'entretien préalable

De quantième en quantième

Expire le dernier jour à minuit

Si le dernier jour est un dimanche ou un jour férié ou chômé, le terme est prolongé jusqu'au premier jour ouvrable suivant

Entre la notification de la proposition et le refus ou l'accord du salarié

Délai non précisé dans la loi

Délai fixé par l'employeur. Il semble que le délai soit de maximum de deux mois à compter de la notification de la sanction

 

Non précisé dans la loi

Possible d'appliquer mode de calcul utilisé entre la connaissance de la faute et la convocation à l'entretien préalable :

De quantième en quantième Désignation du jour du mois par son chiffre, par exemple, le 16 août

Expire le dernier jour à minuit

Le dernier jour ne peut pas être un dimanche, un jour férié ou chômé

Suite à la proposition de la sanction le salarié peut décider :

  • d'accepter la sanction
  • de refuser la sanction

Si le salarié accepte la sanction

Entre l'acceptation de la sanction et l'exécution de la sanction

Délai non précisé par la loi

L'employeur peut décider de la date d'exécution de la sanction tout en respectant un délai raisonnable

 

Non précisé dans la loi

Possible d'appliquer mode de calcul utilisé entre la connaissance de la faute et la convocation à l'entretien préalable :

De quantième en quantième Désignation du jour du mois par son chiffre, par exemple, le 16 août

Expire le dernier jour à minuit

Le dernier jour ne peut pas être un dimanche, un jour férié ou chômé

Si le salarié refuse la sanction, l'employeur peut décider de :

  • prononcer une sanction autre qu'un licenciement
  • prononcer un licenciement, y compris pour faute grave
  • renoncer à toute sanction

En cas de refus, si l'employeur décide de licencier le salarié

Entre le refus du salarié et la convocation au nouvel entretien préalable

Délai non précisé dans la loi

Minimum cinq jours après la présentation de la lettre de convocation au deuxième entretien préalable comme en matière de licenciement

Application du mode de calcul en matière de licenciement pour motif personnel : décompte en jours ouvrables qui ne peut expirer un samedi, un dimanche, un jour férié ou chômé

Entre la convocation au nouvel entretien préalable et la notification du licenciement

 

Minimum deux jours ouvrables à compter de l'entretien préalable

Maximum un mois après l'entretien préalable

Lorsque ce délai expire un samedi, un dimanche ou un jour férié ou chômé, il est prorogé jusqu'au premier jour ouvrable suivant

En cas de refus, si l'employeur décide d'appliquer une autre sanction qu'un licenciement

Entre le refus du salarié et la notification de la sanction autre qu'un licenciement

 

Minimum deux jours ouvrables à compter de l'entretien préalable

Maximum un mois après l'entretien préalable

De quantième en quantième Désignation du jour du mois par son chiffre, par exemple, le 16 août

Expire le dernier jour à minuit

Si le dernier jour est un dimanche ou un jour férié ou chômé, le terme est prolongé jusqu'au premier jour ouvrable suivant

Remarque : Si l'employeur décide de licencier le salarié pour faute grave, il devra convoquer le salarié et mener l'ensemble de la procédure dans des délais restreints

Délai minimal pour envoyer la notification de la sanction ou du licenciement

Date de l'entretien préalable

Date d'envoi (au plus tôt) de la notification de la sanction ou du licenciement

Lundi

Jeudi

Mardi

Vendredi

Mercredi

Samedi

Jeudi

Mardi

Vendredi

Mardi

Samedi

Mercredi

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Rétrogradation et mutation : la procédure

Rétrogradation et mutation : la procédure
Attention

Dans la lettre de notification, l'employeur doit clairement faire apparaître qu'il s'agit d'une proposition d'une mesure de rétrogradation qui nécessite l'accord du salarié. Si cette mention est omise, le salarié pourrait prendre acte de la rupture de son contrat de travail ou en demander la résiliation judiciaire aux torts de l'employeur. Il pourra également réclamer son statut antérieur.

Astuce

Il est conseillé de préciser dans la lettre de convocation qu'il s'agit d'un entretien préalable à une sanction pouvant aller jusqu'au licenciement car il est possible que le salarié refuse la rétrogradation ou la mutation disciplinaire et que l'employeur décide alors de le licencier. En cas de contentieux, il sera plus facile de justifier que les faits fautifs justifiaient un licenciement depuis le départ.