L'essentiel Les étapes Les points de vigilance

La convocation à l'entretien préalable au licenciement est la première étape obligatoire de la procédure de licenciement. Elle doit de préférence être formalisée par écrit avec un accusé de réception, bien indiquer toutes les mentions obligatoires et être envoyée rapidement s'il s'agit d'un licenciement disciplinaire.

À quelle date faut-il convoquer le salarié ?

L'employeur est libre de choisir quand convoquer le salarié à un entretien préalable au licenciement sauf quand il s'agit d'un licenciement disciplinaire. Dans ce cas-là, il faut faire attention à ne pas tarder :

  • la convocation doit être envoyée dans les deux mois suivant le jour où l'employeur a eu connaissance des faits. Au-delà, les faits sont prescrits ()
  • s'il s'agit d'un licenciement pour faute grave, l'entretien préalable doit même avoir lieu dans le délai le plus restreint possible, sous peine de disqualifier ultérieurement la faute grave ().

Exemple

Pour apprécier la qualité de salarié protégé et donc s'il convient de respecter une procédure particulière de licenciement, il convient de se placer à la date d'envoi de la convocation à l'entretien préalable et non pas à la date de notification du licenciement .

Faut-il envoyer la convocation par lettre simple, LRAR ou un autre mode ?

Il existe deux possibilités de convocation .

  • Par lettre recommandée :
    • il est préférable de prévoir un envoi avec avis de réception, mais ce n'est pas obligatoire
    • un envoi en Chronopost est également admis
    • un envoi par courrier recommandé électronique est tout à fait possible, mais le salarié peut refuser cet envoi Le prestataire chargé de la transmission du recommandé électronique (La Poste, par exemple) doit demander au salarié s'il accepte de recevoir un recommandé électronique, celui-ci peut refuser. .
  • Par lettre simple remise en main propre contre récépissé :
    • il est important que le salarié mentionne la date de réception du courrier pour vérifier le respect des délais de procédure
    • si le salarié refuse de signer et/ou de dater le récépissé, il convient alors de lui envoyer la convocation par lettre recommandée avec avis de réception.

Aucune sanction n'est prononcée à l'encontre de l'employeur qui convoque autrement le salarié. Ces modes de convocation ne sont qu'un moyen légal de prévenir toute contestation sur la date de la convocation .

Exemple

L'absence de remise d'un récépissé ne constitue pas une irrégularité de procédure dès lors qu'il est établi que le salarié a régulièrement été convoqué à l'entretien préalable . Même solution dans le cas de la remise de la convocation par voie d'huissier de justice .

Attention

S'agissant des salariés protégés, une convocation orale à l'entretien préalable est, pour l'inspecteur du travail, un motif de refus d'autoriser le licenciement .

Quelles sont les mentions obligatoires de la lettre de convocation à l'entretien ?

La convocation à l'entretien préalable doit nécessairement être écrite et comporter les mentions obligatoires ci-dessous.

  • Objet de l'entretien. La convocation doit indiquer clairement qu'un licenciement est envisagé  :
    • la convocation doit bien indiquer que le licenciement est « envisagé » puisqu'à ce stade, aucune décision définitive n'est censée être prise
    • s'il y a hésitation sur la mesure à intervenir – sanction disciplinaire ou licenciement –, il est possible de retenir une formulation du type « projet de sanction pouvant aller jusqu'au licenciement ». La lettre ne peut pas uniquement indiquer que le salarié est convoqué à un « entretien préalable » sans préciser « de licenciement » , ni évoquer la possibilité d'une sanction disciplinaire sans mentionner l'éventualité d'un licenciement .
  • Date et heure de l'entretien . L'employeur est libre de choisir la date et l'heure de l'entretien préalable, dès lors qu'il respecte le délai de 5 jours ouvrables entre la convocation et l'entretien ().
  • Lieu de l'entretien .
  • Possibilité pour le salarié de se faire assister. La lettre doit indiquer au salarié qu'il peut, au cours de l'entretien, se faire assister. Il faut alors distinguer deux hypothèses.
    • Si l'entreprise est dotée de représentants du personnel, la lettre doit :
      • indiquer que le salarié peut être assisté par un salarié appartenant à l'entreprise
      • ne pas indiquer que le salarié peut se faire assister par un conseiller inscrit sur la liste préfectorale, cette option n'étant pas ouverte en présence de représentants du personnel dans l'entreprise
      • peut mais, sans aucune obligation, indiquer l'identité des représentants du personnel pouvant assister le salarié .
    • Si l'entreprise n'a pas de représentant du personnel, la lettre doit :
      • indiquer que le salarié peut être assisté par un salarié appartenant à l'entreprise
      • indiquer la possibilité de se faire assister par un conseiller extérieur inscrit sur une liste dressée par le préfet
      • préciser l'adresse des services où cette liste peut être librement consultée :

Remarque

Si l'entretien se déroule dans un département différent du lieu de travail du salarié (au siège social, par exemple), le conseil extérieur doit être choisi sur la liste départementale du lieu de l'entretien.

La lettre de convocation doit-elle indiquer les griefs reprochés au salarié ?

Non. L'employeur n'est pas obligé d'indiquer les faits ou les griefs reprochés au salarié .

Attention

Une convention collective peut imposer de mentionner les griefs dans la convocation à l'entretien préalable. Il faut donc vérifier les dispositions conventionnelles applicables dans l'entreprise avant d'engager une procédure de licenciement.

Astuce

Sauf si la convention collective l'impose, il n'est pas recommandé d'indiquer les griefs reprochés au salarié dans la lettre de convocation à l'entretien préalable. Si l'employeur modifie les griefs dans la lettre notifiant le licenciement, ce qui est possible , le sérieux de sa décision pourrait être contesté.

Que faire si le salarié ne reçoit pas la convocation ?

L'employeur qui a convoqué le salarié à l'entretien préalable, selon les modalités légales, a rempli ses obligations. Peu importe alors que le salarié ne la reçoive pas, la procédure peut se poursuivre.

Attention

Si l'employeur avait connaissance de la nouvelle adresse du salarié, la convocation à l'ancien domicile est irrégulière .

Si le salarié ne retire pas sa convocation à l'entretien préalable et que l'employeur décide de renvoyer une convocation à un nouvel entretien, le délai de deux mois pour notifier le licenciement pour motif disciplinaire s'apprécie à la date de l'entretien initialement fixé .

Exemple

  • Le salarié ne peut pas demander des dommages et intérêts pour non-respect de la procédure et l'employeur n'est pas tenu de le reconvoquer lorsque la lettre recommandée revient avec la mention « n'habite pas à l'adresse indiquée » alors que celle-ci correspondait aux indications fournies par le salarié, ou lorsque le salarié change d'adresse sans le signaler à l'employeur .
  • Si le salarié est absent lors de la présentation de la lettre ou s'il refuse de la recevoir, la procédure est néanmoins considérée comme régulière et peut donc se poursuivre

Faut-il envoyer une seconde convocation si la date ou le lieu de l'entretien est modifié ?

Si la date ou le lieu de l'entretien est modifié à la demande du salarié, l'employeur n'a pas besoin de reconvoquer ce dernier. Il peut simplement l'informer par tout moyen .

En revanche, si l'employeur modifie la date ou le lieu de sa propre initiative, il doit procéder à une nouvelle convocation.

Plusieurs salariés peuvent-ils être convoqués au même entretien ?

Non. L'entretien préalable a un caractère strictement individuel. Il est donc exclu pour l'employeur de convoquer à un entretien préalable commun plusieurs salariés ayant commis la même faute et dont il envisage le licenciement .

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Attention

S'agissant des salariés protégés, une convocation orale à l'entretien préalable est, pour l'inspecteur du travail, un motif de refus d'autoriser le licenciement ().

Une convention collective peut imposer de mentionner les griefs dans la convocation à l'entretien préalable. Il faut donc vérifier les dispositions conventionnelles applicables dans l'entreprise avant d'engager une procédure de licenciement.

Si l'employeur avait connaissance de la nouvelle adresse du salarié, la convocation à l'ancien domicile est irrégulière ().

Astuce

Sauf si la convention collective l'impose, il n'est pas recommandé d'indiquer les griefs reprochés au salarié dans la lettre de convocation à l'entretien préalable. Si l'employeur modifie les griefs dans la lettre notifiant le licenciement, ce qui est possible (), le sérieux de sa décision pourrait être contesté.